1. PORTÉE DE L'AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
Les entreprises Soucy (« Soucy » ou « nous ») attache une grande importance à la protection des renseignements personnels qu’il recueille dans le cadre de ses activités, y compris ceux qui sont recueillis lors de la consultation de son site Web (ci-après « son Site ») ou de l'utilisation de ses fonctionnalités en ligne.
Le présent avis de confidentialité ci-après « l’Avis » vise à décrire les pratiques de protection des renseignements personnels que Soucy s’engage à appliquer dans le cadre de ses activités afin d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il détient.
2. CHAMP D'APPLICATION DE L'AVIS
Cet Avis reflète l’engagement continu de Soucy de protéger les renseignements personnels des personnes suivantes:
a) Les visiteurs et les utilisateurs de son Site dans la mesure où des renseignements personnels sont recueillis;
b) Les candidats à un emploi qui postulent à travers son Site (carriere.soucy-group.com);
c) Toute personne qui communique avec Soucy;
d) Toute personne dont les renseignements personnels sont autrement recueillis dans le cadre des activités de Soucy.
Pour l’application du présent Avis, on entend par « renseignements personnels » toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement (ex : nom, prénom, adresse courriel) ou indirectement (un renseignement qui combiné avec d’autres renseignements permet d’identifier la personne).
3. NOS PRINCIPES DIRECTEURS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les pratiques de protection des renseignements personnels de Soucy sont basées sur les principes directeurs suivants:
3.1 LE CONSENTEMENT
Avant de collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, Soucy s'assure d'obtenir votre consentement conformément aux exigences applicables, à moins d'une exception prévue dans la loi (exemple, dans le cadre d’une poursuite pénale ou criminelle).
Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels par Soucy pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l'administration de vos produits et services, par exemple, dans le but de vous inviter à participer à des sondages ou des concours, vous envoyer des communications promotionnelles, générer des statistiques ou analyser vos données. Si telle est votre volonté, SOUCY cessera de les utiliser à ces fins.
Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l'administration de nos produits et services sans mettre fin à la relation d’affaires que vous avez avec nous.
Toute demande de retrait de consentement devra être communiquée à la personne Responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse courriel suivante: « Protection des renseignements personnels » PRP@soucy-group.com.
3.2 LA COLLECTE
3.2.1 NATURE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS
Soucy s’assure de collecter uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités et auxquelles vous avez consenties. Il peut s’agir notamment:
- De vos renseignements d’identification, tels que votre nom, prénom, adresse courriel, adresse postale et numéro de téléphone;
- De renseignements qui sont nécessaires à l'optimisation de votre expérience sur son Site tels que votre adresse IP, vos données de localisation ou de navigation.
- Des renseignements personnels qui se trouvent dans votre curriculum vitae.
Soucy veille à ce que les renseignements personnels qu'il détient soient à jour et exacts au moment où il les utilise.
3.2.2 MOYENS DE COLLECTE
Directement auprès de vous
La plupart des renseignements personnels que Soucy collecte sont ceux que vous lui fournissez directement, notamment lorsque vous:
- Communiquez avec lui;
- Naviguez sur son Site;
- Soumettez une candidature à un poste en ligne;
- Participez à des sondages ou des concours.
Auprès d’un tiers
Soucy peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers ou de représentants autorisés avec votre consentement ou si la loi l'autorise à les collecter ainsi.
Par le biais des témoins « cookies »
Lorsque vous accédez sur le Site de Soucy, des fichiers témoins (ex : cookies) (ci-après appelés « témoins ») sont déposés sur votre ordinateur. Ces témoins peuvent recueillir des renseignements personnels tels que votre adresse IP et visent notamment à améliorer votre expérience de navigation ainsi que le contenu de son Site.
Afin d’être en mesure de mieux comprendre l’utilité de chacun des témoins présents sur son Site, vous trouverez ci-dessous une description de leurs fonctions:
Témoins strictement nécessaires:
Composants essentiels au fonctionnement optimal du Site. Ces témoins sont activés pour votre visite du Site et ne collecte aucun renseignement personnel.
Témoins configurables:
- Témoins fonctionnels: composants permettant l’activation des services de communications électroniques ou pour fournir un service que vous avez expressément demandé.
- Témoins de performance: composants permettant d’améliorer l’expérience de navigation des utilisateurs du Site.
- Témoins de publicité: composants enregistrant les informations de navigation sur le Site et permettant de déduire vos centres d’intérêts. De la publicité personnalisée vous sera proposé sur le Site et aussi sur d’autres sites utilisant la même régie publicitaire.
- Témoins analytiques: composants créant la base statistique du Site en traquant les visites uniques, la provenance, le nombre de visites, les pages les plus visitées, la durée des sessions, le fureteur et étant utilisés pour produire des rapports d’analyses de données.
Vous pourrez modifier vos choix en matière de témoins en ajustant les paramètres de votre navigateur. Toutefois, la désactivation des témoins configurables peut entrainer des désagréments au niveau de votre expérience de navigation (ex : des difficultés d'enregistrement, d’utilisation des services ou d'affichage).
3.3 L'UTILISATION
Soucy collecte, utilise et communique vos renseignements personnels pour les fins auxquelles vous avez consenties seulement ou qui sont permises par la Loi. Les fins pour lesquelles Soucy collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de leur collecte.
Soucy collecte vos renseignements personnels, notamment pour les fins suivantes:
- Confirmer votre identité et vérifier l'exactitude de vos renseignements; personnels;
- Évaluer votre candidature à un poste;
- Solliciter à participer à des concours et des sondages;
- Des tests ciblés sur nos produits;
- Envoyer des communications promotionnelles;
- Analyser des données et générer des statistiques;
- Gérer et optimiser son Site et personnaliser et adapter votre expérience de navigation à vos besoins;
- Communiquer avec vous;
- Répondre à ses exigences légales et réglementaires.
Vous pouvez nous demander plus de détails sur ces utilisations en tout temps.
3.4 LA COMMUNICATION
Soucy veille à ce que les renseignements personnels qu’il détient soient accessibles seulement aux employés, représentants ou mandataires de Soucy qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Soucy peut communiquer vos renseignements personnels à des partenaires d’affaires, fournisseurs, autorités gouvernementales et autres dans le cadre de ses activités. Ces tiers sont notamment:
- Des sociétés spécialisées en vérification d’antécédents judiciaires et de crédit;
- Des fournisseurs en solution numérique;
- Des fournisseurs de services marketing ou publicitaires;
- Des fournisseurs de service d’hébergement de données, de serveurs et de systèmes;
- Des autorités de contrôle telles que la Commission d'accès à l'information;
- Toutes autres personnes autorisées à les obtenir selon la loi.
Pour faciliter le recrutement, la société Soucy a recours au logiciel Cegid Digitalrecruiters, édité par la société BANKESS, permettant de diffuser des offres d'emploi, de collecter des candidatures et de les gérer. Soucy agit en qualité de responsable des traitements des données personnelles communiquées et BANKESS en qualité de sous-traitant.
Soucy s'assure que le caractère confidentiel de vos renseignements personnels soit conservé lorsqu’ils sont communiqués à des tiers. De plus, Soucy s'engage à ne pas vendre, céder ou louer à un tiers vos renseignements personnels.
3.5 LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION
Soucy conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et suivant les délais de conservation applicables. Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de vos renseignements personnels à certains fournisseurs entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, Soucy validera au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables au sein des territoires concernés et appliquera les mesures de protection nécessaires pour assurer une protection adéquate de vos renseignements personnels.
Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, Soucy les détruira selon un processus de nature à assurer leur confidentialité.
3.6 LA SÉCURITÉ
Soucy applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité des renseignements personnels qu’il détient, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Ces mesures de sécurité visent à protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.
Les mesures de sécurité appliquées par Soucy sont notamment:
- Des mesures administratives telles que de la sensibilisation continue à la sécurité de l’information incluant des concepts clés de la protection de la vie privée, un code d’éthique, des politiques et des directives dictant le cadre à suivre au niveau de la sécurité, des lois et de l’éthique professionnelle ainsi que l’application des meilleurs principes de la gestion des identités et accès tels que le moindre-privilège et la ségrégation des tâches.
- Des mesures physiques telles que la protection du périmètre des entreprises Soucy, des caméras de surveillance, des cartes d’accès, un accès physique contrôlé aux salles de serveurs et un verrouillage automatique des postes après une période d’inactivité.
- Des mesures techniques telles que des logiciels d’identification, protection et détection de menaces technologiques, des mots de passe forts avec une complexité basée sur les meilleures recommandations du marché, de l’authentification à multiple facteurs et de l’identification et correction prompte des vulnérabilités affectant nos actifs informationnels.
3.7 VOS DROITS À L'ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Soucy respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique dans ce sens, des procédures permettant d’y répondre.
Accès, modification et plaintes
Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels qui vous concernent et qui sont détenus par Soucy, de vérifier leur exactitude et d’y apporter des modifications si nécessaire, sous réserve d'exceptions prévues dans la loi.
Vous avez également le droit de demander des informations sur les traitements qui sont effectués avec vos renseignements personnels (ex : utilisations, catégories de tiers à qui ils sont communiqués, les délais de conservation applicables, etc.) et de déposer des plaintes si ces traitements ne sont pas conformes aux principes énoncés dans le présent Avis et aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Toute demande d’accès, de modification ou d’information ou toute plainte relativement à vos renseignements personnels, doit être communiquée par écrit à la personne Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.
Soucy s’engage à fournir une réponse aux diverses demandes énoncées ci-haut dans les trente (30) jours suivant la date de leur réception.
Traitements automatisés
Si Soucy met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, par exemple, un processus ayant un effet spécifique sur une personne (ex : pour l’admissibilité à un emploi) et qui s'appuie uniquement sur un algorithme, vous serez informés du fait que vous faites l'objet d'un tel processus, de la décision qui a été rendue et de votre droit de présenter vos observations à l'égard de cette décision. Vous pourrez également être informés sur demande des éléments suivants:
- Renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision;
- Raisons ayant mené à cette décision;
- Votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision.
- L’accessibilité à une personne ayant l’autorité pour réviser cette décision le cas échéant.
4. LES COORDONNÉES DE LA PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La personne Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable d'assurer la protection de vos renseignements personnels.
Ses coordonnées sont les suivantes:
Adresse postale: 5450, rue Saint-Roch Sud, Drummondville (Québec) J2B 6V4
Adresse courriel: « Protection des renseignements personnels » PRP@soucy-group.com
5. MODIFICATION DE L’AVIS
Soucy se réserve le droit de modifier cet Avis en tout temps et sans préavis. Vous pouvez consulter en tout temps l’Avis applicable sur le présent site. La date de la dernière mise à jour du présent Avis est inscrit au bas de cette page.
(Mise à jour 21 novembre 2023)